IMEX Policy Forum 2024: Van transactie naar transformatie

Liselotte van de Wouw (rechts)

IMEX biedt elk jaar naast een volle beursvloer ook een vol programma van kennis-seminars en associatiebijeenkomsten (dit jaar gekoppeld aan het overkoepelende thema IMPACT), waaronder het Policy Forum. Dit forum is twaalf jaar geleden opgezet door IMEX Group CEO Ray Bloom, vanuit het besef dat zakelijk toerisme een enorme invloed kan hebben op de ontwikkeling van een bestemming. Liselotte van de Wouw, derdejaars student aan de Breda University of Applied Science (BUas), nam deel aan het Policy Forum. Meeting Magazine vroeg naar haar ervaringen.

Tekst: Monica Rijpma en Liselotte van der Wouw
 

Vanuit welke invalshoek sluit jouw deelname aan het policy forum aan bij jouw studie?

"Ik studeer Facility Management bij BUas en vanaf het volgend semester volg ik de minor 'Placemaking' als specialisatie in mijn afstudeerjaar. Het thema IMPACT is binnen mijn opleiding heel actueel. Het Policy Forum is bedoeld voor beleidsmakers, zowel van de overheid als event-organisaties en verengingen die grote congressen organiseren. Placemaking gaat over hoe grote evenementen en beleidsbeslissingen de leefbaarheid en de infrastructuur van een stad of locatie beïnvloeden. De uitnodiging om voor Meeting Magazine het Policy Forum bij te wonen als pers en zo de discussie te kunnen verslaan, was voor mij een mooie praktijkervaring."

Was je eerder bij een vakbeurs aanwezig?

"Nee, dus ook dat was een goede gelegenheid, al moet ik zeggen dat ik de laatste dag bijna stond te trillen op mijn benen. Het is zo'n grote beurs en er is zoveel om in je op te nemen dat het af en toe overweldigend was. Behalve het forum heb ik een paar persconferenties bijgewoond. Ik was bij de meeting voor Future Leaders en heb deelgenomen aan een van de kleine seminars voor nieuwkomers. Het Forum was interessant maar ik ben eigenlijk nog bezig om alles op me te laten inwerken."

Hoe was het Policy Forum opgezet?

"In rondetafelgesprekken worden vertegenwoordigers van overheidsinstanties en planningsbureaus samengebracht met nationale-, regionale- en lokale spelers. Samen bespreken ze hoe de branche iets kan toevoegen aan de infrastructuur of en op welke manier een groot evenement een positieve verandering teweeg kan brengen. Het evenement vond plaats in het Marriott Hotel vlak naast de beurs. Ik was bijtijds naar de locatie gegaan, zodat ik kon ontdekken hoe de opzet was. Het forum was alleen toegankelijk voor genodigden en vertegenwoordigers van bedrijven of overheidsinstanties die zich vooraf hadden ingeschreven. In de zaal stonden twintig ronde tafels klaar met elk plaats voor acht tot tien deelnemers. Op het podium was ruimte voor de panels. Er waren enkele grote schermen en een podium voor de sprekers. Ik had me ingelezen en wist dat er burgemeesters en CEO's van grote organisaties zouden komen. Aan mijn tafel zat bijvoorbeeld de locoburgemeester van Kristiansand in Noorwegen."

Wat was je eerste indruk?

"Tijdens de koffie vooraf heb ik kort kennisgemaakt met een vrouw uit Canada die ook voor het eerst aanwezig was. Ik merkte dat ik nog weinig grip had op wat de rol van iedereen is. Dat uitte zich doordat ik niet goed wist welke vragen ik moest stel-len. De vrouw legde uit dat ze een aantal congreslocaties vertegenwoordigt in Canada, maar ik kon niet goed plaatsen of ze werkte voor een stad of congresbureau of voor een groep venues. Wat is de link tussen een burgemeester, een CEO van een groep Destination Management Companies en de directeur van een Congresgebouw of Congresbureau? Het is me nog niet helemaal duidelijk hoe alles met elkaar en met het thema samenhangt."

Wat waren de gespreksonderwerpen?

"Vooraf had ik van Natasha Richards (IMEX Director of Impact & Industry Relations, verantwoordelijk voor de organisatie van het Policy Forum, red) de executive summary ontvangen waarin het thema in context werd geplaatst. Het thema was: 'Hoe gaan we van transactioneel vergaderen naar transformatieve bijeenkomsten?' Mijn vertaling is dat de branche zoekt naar een manier om bij grote congressen de positieve impact af te wegen tegenover de negatieve effecten. Bij voorgaande Policy Forums was bijvoorbeeld overtoerisme een thema.

Transactioneel vergaderen gaat over zaken doen en elkaar ontmoeten. Dat kan gezellig zijn en goed zijn voor de economie, maar transformatie heeft te maken met de blijvende veranderingen die een congres teweeg kan brengen. Voor bestemmingen in landen die nog in ontwikkeling zijn, kan zakelijk toerisme zoals een groot congres een aanjager zijn voor de plaatselijke economie. Maar wat betekent het voor de duurzaamheid? Bij het forum hoorde ik die termen transactie en transformatie niet echt terugkomen. Het eerste gespreksthema was: 'Willen we 'grotere' of willen we 'betere' meetings?' Dat vond ik eigenlijk nogal vaag. Ik dacht: "Met zoiets zou ik op school niet hoeven aankomen." Het tweede thema ging in op welke persoonlijke veranderingen elke deelnemer zou moeten maken om van grotere naar betere meetings te komen. Wat is een goede meeting, en waarom is goed beter dan meer?"

Wat waren jouw bevindingen?

"Nadat de gespreksthema's door een provocatiepanel waren 'aangekaart', gingen de deelnemers met elkaar in gesprek. Die discussies werden door één persoon aan de tafel samengevat en daarna gedeeld met de zaal. Een mogelijke betere start van de discussie zou zijn geweest om eerst de termen transactioneel of transformatief verder uit te werken. Dat had kunnen leiden tot meer inspiratie en productievere gesprekken aan tafel. Aan mijn tafel werd ook over allerlei andere dingen gesproken zoals de Covid-periode.

Het panel voor het eerste thema bestond uit twee vrouwen die vanuit twee verschillende invalshoeken de vraag bespraken. Tracy Murray sprak vanuit het oogpunt van een associatie. Hierbij kwam direct het thema van DEI ter sprake. Kunnen mensen met beperkte mobiliteit deelnemen? Hoe zit het met een reisvisum? Als je met een Nederlands paspoort reist, kun je zonder probleem bijna overal naar toe. Maar associaties hebben ook deelnemers uit landen die alleen met een speciaal visum mogen reizen. Voor associaties kan de samenwerking met overheden heel belangrijk zijn. Nicola Cashner, het andere panellid, vertegenwoordigde de visie vanuit een groot bedrijf. Dan is de efficiëntie van de bijeenkomst en return on investment belangrijk. Aan onze tafel kwamen andere invalshoeken ter sprake. Wat maakt een meeting goed? Iemand bracht in dat alleen bijeenkomsten met een neutrale voetafdruk goed zijn. Maar hoe meet je dat? Iemand bracht in dat er een goed design moet zijn voor de meeting. Hij sprak over 'engineering', waarbij de voorbereiding en opvolging even belangrijk zijn als het evenement zelf.

Het tweede gespreksthema ging in op wat je moet veranderen om bijeenkomsten goed te organiseren: 'Good or at least better'. Hoewel die stelling erg vaag is, biedt het ruimte voor interpretatie en de mogelijkheid om creatieve en brede antwoorden te formuleren. Dat kan leiden tot een diversiteit aan perspectieven en innovatieve ideeën. Hoe je de bijeenkomst voorbereidt, de communicatie vooraf en een systeem van mentors of buddy's voor nieuwkomers, waren een paar ideeën die bij ons op tafel kwamen. Iemand sprak ook over het belang van het betrekken van de lokale pers wanneer er een groot congres plaatsvindt. Zij kunnen richting de lokale bevolking vertalen wat er gaande is en het belang duidelijk te maken."

Wat is je oordeel over het Policy Forum?

"Deelnemen aan het Policy Forum vond ik heel interessant maar ook overweldigend. De meeste aanwezigen waren een stuk ouder dan ik. Als nieuwkomer voelde ik me niet helemaal op mijn gemak. Doordat ik vooral luisterde en aantekenin-gen maakte, heeft deze ervaring echt wel impact gehad.

Ik vond de openingsspeech van Natasha verhelderend. Ze sprak over de grote veranderingen in de maatschappij. Er worden dit jaar in meer dan vijftig landen verkiezingen gehouden. In zo'n periode van verandering kunnen congressen en evenementen een grote rol spelen, omdat het de laboratoria van nieuwe ideeën zijn. Het brengt mensen samen en brengt een manier van collectief nadenken tot stand.

Het is belangrijk te blijven werken aan toegankelijkheid. Niet alleen qua mobiliteit maar ook de reis naar het congres of de kosten van deelname en verblijf. Voor betere vergaderingen moet je nadenken over wat mensen meenemen naar huis? Wat brengen ze terug naar hun community?

Eén van de dagvoorzitters die alles samenvatte op het eind, was Ian Yeoman van de NHL Stenden University of Applied Science. Hij noemt zichzelf een 'disruptive futurist'. Ian gebruikte de metafoor van een ecosysteem om te duiden hoe placemaking en MICE hand in hand kunnen gaan. Evenementen moeten passen binnen het ecosysteem van de plaats waar ze gehouden worden. Ook het belang van het communiceren van de impact van meetings naar de gemeenschap toe.

Bij de afsluiting vertelde Natasha dat alle gesprekken zullen worden samengevat in een rapport dat voor iedereen beschikbaar zal zijn. Dit is meteen het uitgangspunt voor het volgende Policy Forum. Dat is een mooi voorbeeld van collectief nadenken. Nu staat het rapport van IMEX2023 nog online op de site zodat iedereen het kan gebruiken. Ik heb geluidsopnames gemaakt en al een paar keer teruggeluisterd. Ik heb nog veel vragen maar het was een leerzame en intrigerende ervaring. Nu heb ik tijd om de link te leggen met wat ik in mijn opleiding leer en hoe ik het thema policy making en placemaking kan samenbrengen."