José Del Olmo aan het woord over RegardzOnline

Regelmatig vraagt Regardz haar medewerkers iets over hun rol binnen Regardz te vertellen. Deze keer is José Del Olmo, Directeur Regardz.nl, aan de beurt om te vertellen over RegardzOnline. José werkt al 27 jaar bij Regardz en is begonnen als Front Office Manager bij het Best Western Rotterdam Airport Hotel. Binnen Regardz Hospitality Group is hij directeur geweest van verschillende locaties. Op dit moment richt José zich op de online kant van Regardz en is hij onder andere mede founder en verantwoordelijk voor de ERP, CRM en het boekingsplatform in één: RegardzOnline. In dit interview vertelt José over wat RegardzOnline precies is, wat je ermee kan doen, hoe het systeem gebouwd is en wat de voordelen zijn. 

Wat is RegardzOnline en wat kun je ermee?
“RegardzOnline is een ERP, CRM en boekingsplatform in één. Wij hebben dit systeem ontworpen voor zowel onze eigen organisatie als voor onze klanten. Dat maakt deze IT oplossing uniek.

Voor Regardz geldt dat verschillende disciplines zoals sales, administratie, Meeting Experts en de operationele medewerkers binnen één systeem aan het werk zijn. Dit zorgt ervoor dat alle informatie die in het systeem gezet wordt in één database zit en voor iedereen inzichtelijk is.

Voor onze klanten is RegardzOnline bereikbaar via Regardz.nl. Op Regardz.nl wordt alle informatie bij elkaar verzameld, of de boeking nu online of offline gemaakt is. Wanneer je bijvoorbeeld een boeking telefonisch maakt, verwerkt een van onze Meeting Experts meteen de bijeenkomst in RegardzOnline. Na de boeking, kun je deze zelf online beheren, services toevoegen of de boeking bevestigen via het beheersysteem dat we MyZone hebben genoemd.”

Hoe hebben jullie het systeem gebouwd?
“Het is een veelzijdig systeem, volledig geïntegreerd met ons financiële pakket AFAS. In 2011 bestond dit nog niet in de markt. Wij hebben lang onderzoek gedaan naar verschillende systemen maar deze voldeden niet aan onze wensen. Wij zijn toen tot de conclusie gekomen dat alle bestaande systemen niet deelbaar en ontoegankelijk zijn voor klanten.

Wij hebben zelf een systeem ontwikkeld dat alle afdelingen binnen de organisatie samenbrengt, zowel de interne als de externe gebruiker wordt ondersteunt tijdens het boekingsproces en ook de financiële afhandeling is geautomatiseerd. Twee en een half jaar lang hebben we samen met onze partner, NINtec, gebouwd aan deze IT oplossing. Alles hebben we in detail uitgewerkt tot aan digitale tekeningen van schermen, velden en knopjes aan toe. Wij hebben gecompliceerde zaken op een hele simpele manier in het systeem verwerkt.

In 2014 zijn we live gegaan met RegardzOnline en in 2016 hebben we wederom samen met NINtec een nieuwe website gebouwd die ook volledig geïntegreerd is met RegardzOnline.”

Wat zijn de voordelen van ROL voor klanten van Regardz?
“De klanten van Regardz kunnen eenvoudig een bijeenkomst zoeken, boeken en beheren op Regardz.nl. Alle financiële afhandelingen worden ook automatisch gedaan. Onze klanten kunnen op één plek (MyZone) alle informatie over hun boeking terugvinden en beheren. 

Wanneer je een boeking via de website maakt, word je stap voor stap mee genomen in het boekingsproces. Zeker voor bijeenkomsten tot 50 personen is het gemak groot om dit online te boeken. Het online boeken kost namelijk maar twee minuten tijd waardoor de klant meer tijd overhoudt voor andere zaken of het organiseren van grote bijeenkomsten.

Grote bijeenkomsten zoals een bruiloft, event of congres worden nog niet online geboekt. Op Regardz.nl kan hiervoor wel een offerte aangevraagd worden.”

Welke voordelen ervaren de medewerkers?
“Wanneer onze Meeting Expert samen met de klant een telefonische boeking maakt, wordt deze door het systeem ondersteund in het boekingsproces. Met behulp van de boekingswizard kunnen de Meeting Experts per stap de wens van de klant inventariseren en verwerken in het systeem. Vervolgens kunnen zij op zoek gaan naar de geschikte oplossing en daarna kunnen de details van de bijeenkomst bevestigd worden.

Het ondersteunende karakter is het onderscheidend vermogen van het systeem. Daarnaast werken we volledig digitaal en borgen we hiermee alle afspraken, zodat er niets mis kan gaan tijdens de bijeenkomst. Tal van andere boekingssystemen zijn slechts een ordersysteem waar informatie in verwerkt wordt.”

Welke ontwikkelingen wil je gaan doen?
“De voortdurende uitdaging van het systeem is om het zo gemakkelijk mogelijk te houden voor onze klanten, Meeting Experts en partnerlocaties. Het is een uitdaging aangezien het boeken van een bijeenkomst ontzettend complex is.

Om dit goed uit te leggen maak ik een vergelijking met het boeken van een hotelkamer: Wanneer iemand een hotelkamer boekt, voert diegene de datum in, het aantal personen en of een ontbijt gewenst is. In totaal zijn dit 3 variabelen die een boeker invult.

Bij een vergadering loopt dit wel op tot 20 variabelen voor één bijeenkomst, bijvoorbeeld:

-Datum 
-Aantal personen
-Tijd
-Programma
-Lunch
-Audiosisuele middelen
-Opstelling
-Extra zalen

De complexiteit zit in het systeem verwerkt, maar mag niet zo ervaren worden door de interne en externe gebruiker. Uiteindelijk willen we in de toekomst bereiken dat RegardzOnline steeds efficiënter, sneller en gebruiksvriendelijker wordt voor onze klanten, partners en medewerkers.”

Vragen over het online boeken, over MyZone of wil je in gesprek met José over RegardzOnline? Neem dan contact op met onze Meeting Experts via het gratis telefoonnummer 0800-250 60 60 of via MeetingExpert@regardz.nl.

Meer informatie: www.regardz.nl

Tags: